Einnahmen steigern durch optimale Terminplanung in der Arztpraxis

Terminmanagement in der Arztpraxis als wirtschaftliches Steuerungsinstrument

Eine optimale Terminplanung in der Arztpraxis wird immer wichtiger, denn: Die Rahmenbedingungen im Gesundheitswesen werden stetig herausfordernder und viele Ärztinnen und Ärzte stehen vor der Frage, wie sie ihre Arztpraxis wirtschaftlich führen können. Gerade nach der Corona-Pandemie sind mehrere Problembereiche in Arztpraxen noch präsenter geworden:

• Fachkräftemangel
• Wirtschaftlicher Druck
• Versorgungsengpässe und Terminmangel
• Datenschutz versus Diskretion
• Patientenunzufriedenheit
• Längere Arbeitszeit
• Belastete Atmosphäre in der Praxis

Diese Probleme führen zu einem Kreislauf aus Druck und Spannungen in der Praxis, der es erschwert, gutes Personal zu halten oder neu zu gewinnen. Daraus resultiert eine Gefahr für die Wirtschaftlichkeit der Arztpraxis und Ärztinnen und Ärzte müssen evaluieren, wie sie dem begegnen.

Terminmanagement in der Arztpraxis als Schlüssel zur Effizienz

Ein effizientes Terminmanagement ist eines der wichtigsten Instrumente, um diese Herausforderungen zu bewältigen. Häufig wird die Einführung einer Online-Terminagenda als Ultima Ratio gesehen. Dies kann aber nur ein Teil der Lösung sein – wichtig ist es, einen ganzheitlichen Ansatz zu verfolgen, der von Beginn an durchdacht und strukturiert ist. Wenn ein ineffizientes, altes Terminsystem einfach online abgebildet wird, führt dies oft nur zu mehr Frustration, sowohl bei den Patienten als auch beim Praxis-Team.

Um die volle Wirkung eines neuen Terminmanagementsystems zu entfalten, empfiehlt sich ein durchdachter, mehrstufiger Ansatz, den wir Ihnen im Folgenden vorstellen.

3-Stufen-Fahrplan für ein effizientes Terminsystem

Konkrete Massnahmen für eine optimale Terminplanung in der Arztpraxis

Um ein wirklich effizientes Terminsystem zu schaffen, sollten Sie folgende konkrete Massnahmen für die optimale Terminplanung in Betracht ziehen:

1. Akutpatienten trennen und begrenzen
   • Definieren Sie, was ein Akutpatient ist und wie diese Patienten von MPA erkannt werden können. Erstellen Sie zusammen mit Ihrem Team ein Regelwerk und schulen Sie die MPA darin, nicht-akute Patienten konfliktfrei in die reguläre Terminsprechstunde einzubestellen.
2. Zielpatienten und Beschwerdebilder festlegen
   • Bestimmen Sie, welche Patientengruppen und Beschwerdebilder Sie primär behandeln möchten. Legen Sie feste Zeitkontingente und Termindauern für diese Gruppen fest. Gestalten Sie die Benennung der Termine in der Online-Agenda so, dass Patienten diese leicht verstehen können.
3. Sprechstunden thematisch sortieren
   • Richten Sie spezielle Kontingente für verschiedene Beschwerdebilder ein. Es kann effizienter sein, bestimmte Beschwerden hintereinander weg zu behandeln, insbesondere wenn spezielle Ressourcen oder Geräte benötigt werden.

Vorteile eines optimierten Terminmanagements

Ein gut strukturiertes Terminsystem bietet mehrere Vorteile. Es ermöglicht Ihnen:

• Ressourcen zu gewinnen: Effizientes Terminmanagement schafft Freiräume, die Sie in die Mitarbeitergewinnung und -bindung oder in das Praxismarketing investieren können.
• Patienten- und Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern: Zufriedene Patienten und ein entspanntes Team sind der Schlüssel zu einer erfolgreichen Praxis. Durch ein effizientes Terminmanagement sinken u. a. die Wartezeiten für Patienten auf Termine.
• Einnahmen zu optimieren: Durch die gezielte Steuerung von Terminen und die Fokussierung auf bestimmte Patientenzielgruppen können die Praxisabläufe und somit auch die Einnahmen nachhaltig verbessert werden.

Mit einem klaren Ziel, veränderten Prozessen und der richtigen Software können Sie Ihr Terminmanagement transformieren und damit die Wirtschaftlichkeit Ihrer Praxis steigern.