Digitale Arztpraxis – welche Möglichkeiten gibt es?

1. Digitalisierung in Arztpraxen: Status Quo in der Schweiz und Einschätzung der Patienten

Die digitale Arztpraxis ist in der Realität oft immer noch ein Zukunftskonzept. Dabei können viele Prozesse in der Praxis digital gelöst oder unterstützt werden, was nicht nur Ressourcen, sondern auch Zeit und Aufwand im Praxisalltag spart. Da die Vergütung von administrativen Leistungen gesunken ist, hat deren Digitalisierung auch direkte ökonomische Vorteile.

Nicht zuletzt die Patienten sehen viele digitale Anwendungen in Arztpraxen als Nutzenzuwachs, wie eine Studie des FMH bereits 2019 herausfand. Im Schnitt ist das Interesse der Bevölkerung sogar grösser, als das der Ärzt:innen. Fast 25 % sind unzufrieden mit dem digitalen Angebot ihres Hausarztes oder ihrer Hausärztin (Quelle) – hier liegt also ungenutztes Potenzial.

Bei Neugründungen von Praxen ist zumindest die digitale Dokumentation Standard, jedoch bleiben auch hier weitere Möglichkeiten oft noch ungenutzt. Nur jede/r siebte Schweizer Arzt/Ärztin hat das Gefühl, dass er/sie das Potenzial digitaler Gesundheitsanwendungen tatsächlich ausschöpft (Quelle). Ein fehlender Überblick bezüglich der sich ständig ändernden digitalen Möglichkeiten kann ein Grund dafür sein.

Um zukunftsfähig zu bleiben, sollten Sie als Arzt oder Ärztin daher zumindest evaluieren, ob Sie alle für Sie relevanten Optionen nutzen. Von der elektronischen Patientenverwaltung über die papierlose Praxis, bis hin zur kompletten Praxis-Digitalisierung ist alles möglich. Eine gute Praxissoftware deckt dabei bereits viele dieser Digitalisierungsoptionen ab, sodass Ihnen der Schritt in Richtung papierloses Arbeiten in den meisten Fällen einfach gemacht wird. Sie sollten aber vor allem den individuellen Weg für Ihre Praxis finden. Wir möchten Ihnen daher Orientierung bieten und die Möglichkeiten zur Digitalisierung in der Arztpraxis vorstellen.

2. Digitale Praxis: Ihre Möglichkeiten

Online-Präsenz

Praxiswebsite

Auch wenn die meisten Praxen keine Probleme haben, neue Patienten zu akquirieren, ist eine Praxiswebsite nicht nur aus Sichtbarkeitsgründen sinnvoll: Stellen Sie einmal sorgfältig die wichtigsten Informationen, wie z.B. Öffnungszeiten oder das Behandlungsangebot, bereit, vermeiden Sie viele unnötige Telefonanrufe. Das spart Ihrem Team viel Beratungszeit und vermeidet ständige Unterbrechungen im Praxisalltag.

Mittlerweile gibt es einfache, auf Arztpraxen spezialisierte Systeme, mit denen Sie zügig eine Praxiswebsite erstellen können. Haben Sie keine aussergewöhnlichen Vorstellungen, müssen Sie also keinen Webdesigner mehr beauftragen.

Online-Terminkalender

Für die meisten Praxen ist es sinnvoll, auf ihrer Website nicht nur Informationen bereitzustellen, sondern auch einen Online-Terminkalender einzubinden. In diesem werden freie Termine automatisch aktualisiert und dem Patienten angezeigt. Auch das Umbuchen oder Absagen von Terminen ist online möglich – genauso wie das automatisierte Erinnern von Patienten an ihre Termine. Über eine Schnittstelle speist das System alle Termin(-änderungen) in Echtzeit und direkt in die Agenda Ihres Praxisinformationssystems. Das spart nicht nur Zeit und Aufwand in der Praxis, sondern erhöht auch die Termintreue.

Gerade bei der Digitalisierung der Terminvergabe herrscht noch eine grosse Kluft zwischen Patientenwunsch und Realität: Während die Mehrheit der Patienten einen Online-Kalender zur Vereinbarung von Arztterminen sinnvoll findet, kennen die meisten Ärzt:innen diese Möglichkeit zwar, nutzen sie jedoch (noch) nicht (Quelle). Vor diesem Hintergrund bildet der Terminkalender einen der sinnvollsten ersten Schritte in Richtung digitale Praxis.

Bewertungsportale

Viele Ärzte und Ärztinnen scheuen zwar die allseits bekannten Bewertungsportale, doch Patienten nutzen diese gern als Informationskanal, als auch um eventuelle Unzufriedenheit mit der Behandlung auszudrücken. Vor allem Google-Bewertungen werden in der Schweiz von Patienten häufig genutzt. Im Schnitt präferieren Patienten eine über dem Durchschnitt bewertete Praxis gegenüber einer Praxis mit schlechteren Bewertungen (Quelle). Sie, bzw. Ihre Praxisassistent:innen, sollten daher gelegentlich einen Blick auf Ihre Bewertungen werfen. Dies lohnt sich schon allein, um eventuelle Falschaussagen zu bemerken und ein Gefühl für die Zufriedenheit Ihrer Patienten zu bekommen.

Sprechstunde

Digitale Agenda

Die digitale Agenda gehört mittlerweile zu den Klassikern der Digitalisierung in Arztpraxen. Sie ist nicht nur der erste Schritt zu einer papierlosen Praxis, sondern hilft auch dabei, Termine schnell und konfliktfrei zu vergeben. Automatisierte Vorschläge ersparen dem Praxis-Team das lästige und zeitaufwändige Suchen von freien Terminslots in der Papieragenda.

Digitale Praxisanmeldung

Fortführend kann auch nach der Terminvereinbarung einiges digitalisiert werden: Angefangen bei Selbstanmelde-Terminals, an denen sich Patienten bei ihrer Ankunft in der Praxis selbst anmelden können (kein Anstehen am Praxis-Tresen mehr!). Bis hin zu Patientenaufruf- und Leitsystemen, die den Patienten vollkommen digital in das Wartezimmer und später in den für ihn vorgesehenen Behandlungsraum leiten.

Digitale Anamnesebögen und Formulare

Im Wartezimmer angekommen, steht meist das Ausfüllen einer Reihe von Papierformularen an. Patientenformulare auf Papier – sei es der Anamnesebogen, die Datenschutzerklärung oder der Behandlungsvertrag – kosten jedoch viel Zeit und werden schnell unübersichtlich. Alternativ können Patienten jegliche Formulare auch digital auf Tablets ausfüllen. Dies geht sogar von zu Hause aus. Die Daten werden anschliessend im elektronischen Patientendossier abgelegt und stehen so an jedem Computer in der Praxis schnell zur Verfügung.

Die Formularbögen müssen nicht mehr mühsam herausgesucht werden und Patienten verbleiben kürzer in der Praxis, was Ihren Praxisassistent:innen Zeit und Aufwand spart. Werden die Daten automatisiert in das Praxisinformationssystem geladen, sinkt ausserdem die Fehleranfälligkeit durch händische Eingabe.

Videosprechstunde

Schon länger etablierter Bestandteil der Telemedizin in der Schweiz ist die Videosprechstunde. Sie bietet Vorteile sowohl für den Patienten als auch für die Praxis. Da kranke Patienten mit der Videosprechstunde zu Hause bleiben können, wird die Verbreitung ansteckender Krankheiten eingedämmt. Zudem kann sie Versorgungslücken auf dem Land schliessen und lange Anfahrtswege sowie Parkplatzsuchen ersparen. Die Videosprechstunde spart auf diese Art und Weise viel Zeit und Kosten. Diese Kostenreduktion betrifft nicht nur die Patienten, sondern auch die Praxis – z.B. im Rahmen der Arzt-zu-Arzt-Konsultation.

Für Videosprechstunden gibt es spezialisierte Anbieter, aber auch Anbieter von Praxisinformationssystemen, die diese Funktion integriert haben. Aus Datenschutzgründen sollten Sie keinesfalls eine digitale Sprechstunde über bekannte Videocall-Lösungen anbieten, die nicht explizit für Ärzt:innen entwickelt wurden.

Digitale Unterstützung bei Diagnosen

Eine der derzeit höchsten Stufen der Praxis-Digitalisierung haben Sie erreicht, wenn Sie digitale Helfer nicht nur zur Organisation, Dokumentation und Datenerhebung nutzen, sondern sich auch bei der Diagnose, sowie bei der Therapieempfehlung unterstützen lassen.

Mittlerweile gibt es eine Reihe an Tools, die KI-basierte Diagnoseunterstützung auf Basis von Symptomen geben und Wahrscheinlichkeiten für bestimmte Krankheiten berechnen. Die finale Diagnose treffen Sie als Arzt oder Ärztin aber auch hier selbst.

Neben Websites, digitalen Verzeichnissen und Apps, gibt es z.B. auch VR-Brillen, die bei der Diagnose unterstützen (z.B. Quelle).

Elektronisches Patientendossier

Seit Ende 2022 gibt es in der Schweiz das elektronische Patientendossier (EPD). In diesem können Gesundheitsinformationen und Dokumente digital abgelegt und vom Patienten mit Ärzt:innen und anderen Einrichtungen geteilt werden. Auch Impfdaten oder die Organspende-Karte können in das Patientendossier hochgeladen werden.
Das EPD ermöglicht Ihnen als behandelnder Arzt / behandelnde Ärztin einen gesamten Überblick über vorherige Behandlungen und aktuelle Medikation. Es führt deswegen zu einer besseren Behandlungsqualität und mehr Patientensicherheit.

Anbindung medizinischer Geräte

Nicht nur die Effizienz, sondern auch die Datenqualität wird verbessert, wenn medizinische Geräte direkt an das Praxisinformationssystem angebunden sind. Häufig können Geräte wie EKG, Ultraschall oder Blutdruckmessgeräte die Daten automatisch in die Software übertragen. Dies steigert vor allem die Produktivität Ihrer ärztlichen Tätigkeiten, da die gewonnenen Daten aus Untersuchungen und Diagnostik in wenigen Augenblicken auf allen digitalen Geräten verfügbar sind. Ist dieser Grundstein gelegt, kann die Arbeit mit weiterführenden Tools, wie etwa Medikamentendatenbank, Medikationsplan und individuellen Behandlungsplänen aufgenommen werden.

Prävention: Wearables und Apps

Wearables und Apps können eine wertvolle Unterstützung in der Prävention sein. Hierzu zählen z.B. Uhren, die Vitalparameter des Patienten digital überwachen und dokumentieren, wodurch etwa Bluthochdruck erkannt werden kann.

Gegenwärtig wird der elektronische Medikationsplan, der Patienten bei der korrekten Medikamenteneinnahme unterstützt, am meisten genutzt. Des Weiteren sind auch Online-Tests zur Suchtabschätzung oder auch Online-Kurse zur Umstellung der Lebensweise häufig genutzte Anwendungen. Auch Apps, die dem Patienten beispielsweise dabei helfen, seinen Gesundheitszustand im Rahmen der Nachsorge oder einer psychischen Belastung zu dokumentieren, finden immer mehr Anwendung. Sogar Virtual-Reality-Anwendungen können, z.B. bei neurologischen Erkrankungen, eine Unterstützung beim Training bieten.

Sie als Arzt oder Ärztin können diese digitalen Gesundheitsanwendungen zum einen im Rahmen der Therapie Ihren Patienten empfehlen – zum anderen aber auch nutzen, um empfohlene Präventionsmassnahmen zu überwachen und deren Erfolg zu messen.

Kommunikation und Datenaustausch

E-Rezept

Obwohl die eidgenössische Arzneimittelverordnung E-Rezepte schon seit 2020 erlaubt, ist das E-Rezept bisher nicht flächendeckend in der Schweiz eingeführt worden. Aktuell gibt es verschiedene Initiativen, die das E-Rezept umsetzen. Dabei birgt es viele Vorteile: Ärzte und Ärztinnen können es einfach digital signieren und papierlos an den Patienten übermitteln, der es schliesslich unkompliziert in der Apotheke einlöst.

Messenger, Apps und Telefonanlage

Immer mehr Anbieter stellen auch Messenger-Dienste bereit, die es Ärzt:innen und Patienten ermöglichen, auch nach der Untersuchung in Kontakt zu bleiben. Hier können zum Beispiel sehr einfach und schnell Befunde oder Fotos geteilt werden. Auch können Patienten über die weitere Entwicklung ihrer Beschwerden informieren. Die explizit für Arztpraxen entwickelten Messenger und Kommunikations-Apps haben gegenüber anderen bekannten Angeboten, wie z.B. WhatsApp, den Vorteil, dass Sie im Normalfall datenschutzrechtlich höheren Anforderungen nachkommen.

Aber auch die klassische Telefonanlage bietet noch mehr Digitalisierungspotential: Nutzen Sie eine virtuelle Telefonanlage und verbinden Sie diese mit Ihrem Praxisinformationssystem, ruft dieses bei eingehenden Anrufen direkt die Patientendaten auf – MPAs sparen sich die lästige und ineffiziente Suche.

Administration und Organisation

Automatisierung von wiederkehrenden Abläufen

Ein gutes Praxisinformationssystem hilft Ihnen dabei, nicht nur die Patientendokumentation digital zu erledigen, sondern automatisiert auch bestimmte wiederkehrende Abläufe in Ihrer Praxis. Dazu gehören zum Beispiel To Dos, die immer in einer bestimmten Reihenfolge anstehen, oder auch die Terminplanung. Die Digitalisierung dieser Abläufe macht eine Arztpraxis effizienter und die Informationen für alle Beteiligten transparenter. Ausserdem werden Fehler reduziert.

Digitale Warenwirtschaft

In vielen Fällen erfolgt die Bestellung von Verbrauchsmaterialien in Arztpraxen immer noch händisch über Fax oder Telefon. Aber auch bei der Warenwirtschaft kann die Digitalisierung sinnvoll sein: Mittels Scanner wird der aktuelle Lagerbestand, sowie neu erhaltene und verbrauchte Materialien im System hinterlegt. Von reduzierten Fehlern durch händische Eingabe, bis hin zu automatisierten Bestellungen oder Warnungen bei nahendem Ablaufdatum, hat dies einige Vorteile.

Digitale Unterstützung bei Abrechnungen

Im Rahmen der Abrechnung von Leistungen kann Ihnen künstliche Intelligenz helfen, passende Abrechnungspositionen zu finden oder Abrechnungsfehler in Echtzeit zu erkennen. Auf diese Weise stellt die digitale Unterstützung sicher, dass Sie tarifkonforme Rechnungen erstellen und vermeidet Rückweisungen.

Personaladministration

Arbeitsschichtenplanung, Urlaubsplanung und Abwesenheiten: All das geht bereits seit langer Zeit digital. Viele Praxisinformationssysteme haben entsprechende Funktionen bereits integriert. Digitale Personalpläne sind nicht nur übersichtlicher, sie können mit spezifischen Tools auch von zu Hause aus eingesehen werden.

Mobiles Arbeiten

Je digitalisierter Ihre Praxis aufgestellt ist, desto eher können Sie auch mobil arbeiten. Patientendossiers und Terminbücher mit zu Hausbesuchen zu nehmen, ist schliesslich eher umständlich. Digitale Anwendungen lösen dieses Problem und ermöglichen das Arbeiten von Zuhause aus, welches insbesondere folgende Arbeitsprozesse umfassen kann:

• Videosprechstunde
• Übernahme des Telefons
• Pflege des Terminkalenders
• Abrechnungen
• Informationserstellung
• Qualitätsmanagement
• Praxismanagement
• Marketing

Vor dem Hintergrund des mobilen Arbeitens sollten Sie sich zwingend für die Themen Datensicherheit und Datenschutz sensibilisieren. Wir empfehlen Ihnen u.a. folgende Sicherheitsmassnahmen für das mobile Arbeiten:

• Endgeräte mit Sicherheitsprogrammen ausstatten (z.B. Firewall)
• Nutzung eines VPNs
• Passwortgeschützte Zugänge zu Hard- und Software
• Aufbewahrung der Endgeräte in einem abschliessbaren Schrank
• Aufbewahrung der Dokumente mit einem sicheren Cloud-Anbieter (teilweise beim PVS inbegriffen)

Digitale Gebäudetechnik für Praxisräume

Es ist wahrscheinlich nicht die erste Option, die Ihnen bei Ihrer „digitale Arztpraxis“ in den Sinn kommt, aber auch die Praxisräumlichkeiten bieten Digitalisierungspotenzial. Nicht nur die steigenden Preise, sondern auch der Klimawandel geben Anlass zum intelligenten Management von Energieressourcen in der Arztpraxis. Mit Smart-Home-Gadgets können Sie Strom, Heizung, Jalousien und Lüftung automatisch intelligent steuern lassen. Digitale Zähler (sog. Smart Meter) erfassen Ihren Strom-, Gas- und Wasserverbrauch sehr genau in Echtzeit und regen damit an, Energie zu sparen.

3. Voraussetzungen für die digitale Praxis

Um eine Praxis zu digitalisieren, müssen die nötigen technischen Voraussetzungen geschaffen werden: Dies sind ein stabiles Netzwerk, um eine schnelle Verbindung innerhalb und aus der Praxis heraus zu gewährleisten. Neben der benötigten Hardware ist ausserdem ein Praxisinformationssystem essenziell, das alle von Ihnen gewünschten digitalen Möglichkeiten integriert oder zumindest Schnittstellen anbietet.

Hardware

Die Wahl der Hardware hängt zum einen vom Anforderungsprofil der zuvor gewählten Praxissoftware ab, andererseits von der Praxisart und Praxisgrösse. Die Anschaffung mobiler und digitaler Endgeräte, wie zum Beispiel Smartphones oder Tablets, ermöglicht ortsunabhängige Arbeit.
Als ersten Schritt sollten Sie sich einen Überblick über die Anforderungen an die Hardware (link:https://tomedo.ch/warum-apple/) verschaffen.

Software

Die grösste Relevanz im Kontext digitaler Infrastruktur in Arztpraxen kommt dem Praxisinformationssystem zu. Hierbei handelt es sich um eine Software, die Arztpraxen bei der Organisation, Dokumentation und Prozessoptimierung unterstützt. Für die detaillierte Auseinandersetzung mit diesem Thema empfehlen wir Ihnen unseren Artikel: Wie wähle ich eine Praxissoftware?

5. Datenschutz

Im Kontext «digitale Praxis» sollte der Datenschutz keinesfalls ausser Acht gelassen werden. Als Praxisinhaber oder -inhaberin haben Sie besondere Verantwortung für die Wahrung der persönlichen Datenrechte Ihres Teams und Ihrer Patienten. Sie dürfen beispielsweise auf sämtliche Personalakten zuzugreifen, haben jedoch nicht das Recht, diese ohne Einwilligung an Dritte zu übermitteln. Auch bei der Protokollierung von Gesprächen mit Patienten sollten Sie, besonders mit Blick auf eine digitale Sicherung, auf einen datenschutzgerechten Umgang mit diesen Informationen achten.

Im Jahr 2023 lässt der Schweizer Gesetzgeber das revidierte Datenschutzgesetz (rDSG) in Kraft treten. Informieren Sie sich also hinsichtlich aktualisierter Bedingungen. Folgender Link bietet einen ersten Einstieg in diese Thematik und bezieht sich auf verabschiedete Gesetzesänderungen: https://hueberli.com/expertise-und-fachgebiete/neues-datenschutzgesetz/

Download der Infografik «Digitale Arztpraxis» als PDF