Sie kennen wahrscheinlich das Problem: Ihre Praxissoftware hat sich ursprünglich grossartig angehört, im Alltag merken Sie aber immer wieder, dass nicht (mehr) alles so funktioniert, wie Sie es sich gewünscht hatten. Egal, ob langsame Updates oder fehlende Funktionen – manches erzeugt schon länger Unmut bei Ihnen und Ihrem Team. Dennoch halten Sie an der alten Lösung fest, da ein Wechsel immer mit Aufwand verbunden ist. Häufig wird die Entscheidung tatsächlich zu lange herausgezögert und der Wechsel lohnt sich bereits länger als gedacht. Wann Sie die Praxissoftware wechseln sollten und wie Sie dabei vorgehen, um kostspielige Fehler zu vermeiden, erfahren Sie in diesem Artikel.
Inhaltsverzeichnis:
Der Selbsttest: Sollten Sie die Praxissoftware wechseln?
Schlechter Support und kaum Updates mehr
Vor dem Kauf hat Ihr Softwareanbieter Sie umworben, aber mittlerweile stellt sich heraus, dass das anfangs engagierte Unternehmen nur schlecht erreichbar ist, kaum Service bietet und Updates auf sich warten lassen? Eine gute Gelegenheit, um die Praxissoftware zu wechseln.
Langsame und instabile Software
Nichts ist lästiger, als wenn Arbeitsabläufe durch langsame Software aufgehalten werden. Noch schlimmer ist nur ein instabiles Praxisprogramm, dass sogar regelmässig zu Ausfällen neigt. Sollte dies bei Ihnen der Fall sein, ist es höchste Zeit, eine neue Praxissoftware in Betracht zu ziehen.
Hardwaretausch steht an
Ihre aktuelle Hardware funktioniert nicht mehr, wie sie soll? Ein anstehender Hardwaretausch kann eine gute Gelegenheit sein, um auch eine Softwareumstellung zu erwägen. Häufig bieten IT-Anbieter auch Praxissoftware an oder Softwareanbieter haben die passende Hardware im Angebot. Somit können Sie alles aus einer Hand beziehen, was die Abstimmung und spätere Kommunikation einfacher macht. Oft lohnt es sich auch, zu evaluieren, ob ein Umstieg vom Betriebssystem Windows auf Apple sinnvoll ist.
Übernahme einer Praxis durch Nachfolger
Die sich nähernde Übergabe Ihrer Praxis an einen Nachfolger oder eine Nachfolgerin ist eine gute Gelegenheit, um vorab alles auf den neuesten Stand zu bringen. Hierzu gehört als organisatorisches Kernelement auch die Praxissoftware. Häufig wird das System des Vorgängers einfach übernommen, obwohl dieses veraltet ist und sich ein Wechsel lohnen würde.
Fortwährende Preiserhöhungen
Nicht selten sind finanzielle Gründe der Auslöser für den Praxissoftware-Wechsel. Regelmässige Preiserhöhungen, ohne, dass diese auf zusätzlichen Leistungen basieren, müssen Sie nicht tolerieren.
Sie nutzen die Software bereits mehrere Jahre
Auch, wenn Sie generell zufrieden mit Ihrer aktuellen Lösung sind, ist es sinnvoll diese in grösseren Abständen zu hinterfragen. Zum einen haben sich vielleicht ihre individuellen Anforderungen geändert. Zum anderen, entwickelt sich aber auch der Softwaremarkt sehr schnell weiter. Es ist wahrscheinlich, dass sich auch für Sie starke Vorteile aus neuen Funktionen ergeben haben. Sie sollten den Markt daher im Auge behalten:
- Könnte ein Wechsel der Praxissoftware Ihren Praxisalltag langfristig effizienter machen?
- Könnte ein Wechsel zur Einsparung von Kosten führen?
- Wird mit einer neuen Software Ihr Praxisteam entlastet, z.B. durch einen Online-Terminkalender?
- Können Sie mit einem Softwarewechsel Ihr Angebot gewinnbringend erweitern, z.B. durch das Angebot von Telemedizinleistungen?
- Können Sie sich auf den Service Ihres aktuellen Anbieters verlassen?
- Wie ist Ihre generelle Zufriedenheit und die Ihres Teams mit der Software?
Die Auswahl des richtigen Anbieters bei Entscheidung für den Wechsel der Praxissoftware
Bevor Sie die Praxissoftware wechseln, ist ein Anbietervergleich essenziell. Schliesslich bildet die Software die organisatorische Grundlage für Ihre Praxis. Sie sollten sich daher vorab genau überlegen, welche harten Funktionen und soften Eigenschaften Ihnen besonders wichtig sind. Anhand der von Ihnen definierten Kriterien können Sie dann 2-3 Hersteller auswählen, deren Produkt Sie sich präsentieren lassen. So vermeiden Sie kostspielige Folgeinvestitionen.
Wir geben Ihnen hier eine praktische Checkliste an die Hand, um den passenden Anbieter für Ihren Softwarewechsel zu finden. Übrigens: Auch, wenn Sie vor einem Wechsel von Papierdokumentation zu Software stehen, sind die Tipps für Sie hilfreich.
Einzelpraxis vs. Gesundheitszentrum
Ein grösseres Gesundheitszentrum benötigt andere Funktionen als eine kleinere Einzelpraxis. Dies sollten Sie bei der Auswahl berücksichtigen. Betreiben Sie mehrere Standorte, sollte Ihre neue Software dies z.B. über Multi-Server-Funktionalitäten unterstützen. Sehr grosse Praxen oder Praxisverbunde können ausserdem von Anbietern profitieren, die die automatische Terminfindung – auch von Kettenterminen – unterstützen und einen Urlaubsplan integriert haben. Da Einzelpraxen bei Urlaub des Arztes oder der Ärztin meist komplett geschlossen sind, ist dies hier weniger wichtig. Auch ein Raum- oder Bettenplaner macht bei gemeinschaftlich genutzten Untersuchungs- und Behandlungsräumen Sinn. Gemeinschaftspraxen oder Ärztezentren beherbergen ausserdem häufig mehrere Fachrichtungen. Daher sollte zu einer Praxissoftware gewechselt werden, die verschiedene Fachrichtungen unterstützt.
Grundlegende Funktionen und Fachspezifika
Bevor Sie die Praxissoftware wechseln, sollten Sie Ihre Praxisprozesse genau betrachten. An welchen Stellen kann eine softwaregestützte Arbeitsweise die Prozesse schneller und/oder einfacher machen? Teilen Sie Ihre Wunschfunktionen in Muss- und Kann-Funktionen ein, um sich die Entscheidung zu erleichtern.
Die gängigsten Basisfunktionen – wie z.B. die Krankengeschichte oder Leistungsabrechnung – werden vom Grossteil der Anbieter gestellt. Bei den Zusatzfunktionen und fachspezifischen Features gibt es aber deutliche Unterschiede. Sie können u.a. auf die folgenden Funktionen achten:
- Ausstellen elektronischer Rezepte inklusive Prüfung von Wechselwirkungen
- Teilen von Informationen mit Patienten
- Automatisierte Einbindung von Daten aus softwareexternen Informationsquellen, wie Diagnostikgeräten
- Material- und Warenwirtschaft sowie eine direkte Schnittstelle zu Medikamentenrobotern
- Planungssystem zur Raum- und Bettenbelegung
- Automatisierte Erstellung von (Arzt-)Briefen
- Kommunikationssystem für den Austausch zwischen Praxismitarbeiter:innen
- Tools zum Aufgabenmanagement, zur Dienstplanung und für die Zeiterfassung in der Praxis
- Online-Terminplanungssystem und automatisierte Terminfindung sowie Terminerinnerungen an Patienten
- Medizinische Spracherkennung
- Selbstanmelde-Terminal für die eigenständige Anmeldung von Patient:innen in der Praxis
- Telemedizin-Funktionen, wie z.B. Videosprechstunden
- Tools für Analysen und Praxiscontrolling
Da sich die Anforderungen je nach Fachrichtung unterscheiden, muss sich das System an Ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen – z.B. in Form eines modularen Aufbaus, der je nach Fachrichtung adaptiert wird. Idealerweise wird Ihnen die Arbeit in Ihrem Fachbereich durch fachrichtungsspezifische Textbausteine und Vorlagen erleichtert.
Nötige Schnittstellen
Dieser Punkt ist essenziell, schliesslich müssen Sie Ihre Geräte nutzen können. Lassen Sie sich noch vor Vertragsschluss vom Anbieter zusichern, welche Geräte angebunden werden können.
Prüfen Sie ausserdem, ob die Software eine Abrechnung über externe Stellen (Ärztekasse, Medidata) ermöglicht und ob sie eine direkte Schnittstelle zu Warenrobotern hat.
Individuelle Anpassbarkeit
Standardsoftware kann kaum die spezifischen Abläufe von allen Praxen abbilden. Viele Softwares geben durch Ihre Struktur einen bestimmten Praxisablauf vor. Dieser bildet häufig nur teilweise die tatsächliche Arbeitsweise der Praxis ab. Aber nur, wenn die Abläufe von Software und Praxis zueinander passen, kann sie ein gewinnbringendes und unterstützendes Element im Arbeitsalltag sein. Achten Sie daher auf die individuelle Konfigurierbarkeit beim Wechsel der Praxissoftware.
Modulare Erweiterung möglich
Auch wenn die Anforderungsanalyse anfangs noch so gut durchgeführt wird, kann es immer sein, dass später neue Bedürfnisse hinzukommen. Wählen Sie einen Anbieter, bei dem Zusatzangebote, wie beispielsweise Online-Terminkalender oder Videosprechstunden, optional auch später noch hinzugebucht werden können. So sind Sie optimal für die Zukunft aufgestellt.
Intuitive Bedienbarkeit
Ein bunter Strauss an Funktionen bringt nichts, wenn die Bedienung im Praxisalltag schwerfällt. Ein weiteres Merkmal einer guten Arztsoftware ist daher die Usability. Das heisst, Sie können die Software intuitiv bedienen, finden schnell die wichtigsten Funktionen und können Ihre alltäglichen Aufgaben zügig erledigen. Am besten haben Sie sogar die Möglichkeit, personifizierte Einstellungen vorzunehmen, die Ihnen persönlich die Handhabung der Software zusätzlich erleichtern. Die Usability sollte nicht nur an stationären Computern, sondern auch auf mobilen Endgeräten gut sein.
Nutzung auf Mobilgeräten
Gerade wenn Sie Hausbesuche machen, ist es wichtig, dass die Software auch auf Mobilgeräten, wie iPhone oder iPad genutzt werden kann. Für Hausärzt:innen ist es vorteilhaft, beim Patienten vor Ort auf dessen Dossier zugreifen zu können.
Möglichkeit eines Softwaretests vor dem Wechsel
Niemand möchte die Katze im Sack kaufen. Natürlich sind Beschreibungen und Screenshots hilfreich – noch besser ist allerdings, wenn Sie eine Test-Datenkonvertierung nutzen können, um die Software selbst realitätsnah zu erleben. Der Anbieter bietet eine Geld-zurück-Garantie nach der Umstellung? Umso besser!
Qualität des Datenimports
Stellen Sie sicher, dass der Anbieter Ihre Daten strukturiert aus Ihrem bisherigen System importieren kann. Im Idealfall können Sie vor dem Wechsel eine Test-Datenkonvertierung durchführen.
Unterstützung bei der Hardware-Wahl
Die Wahl der richtigen Hardware, ist essenziell. Wählen Sie daher einen Anbieter, der Sie umfassend unterstützt.
Transparente Planung der Umstellung
Stellt Ihnen der Anbieter einen konkreten Plan für die Umstellung zur Verfügung? Dann sind Sie auf der sicheren Seite und wissen, was Sie erwarten können. Der Prozess ist so transparenter für Sie und die Vorbereitung Ihres Teams sowie der Praxis auf den Umstellungsprozess fällt leichter.
Ausreichendes Schulungsangebot
Die Einweisung nach dem Praxissoftwarewechsel ist der Grundbaustein. Zusätzliche Angebote, wie ein ausführliches und verständliches Handbuch, Video-Tutorials, Webinare oder FAQs sind ein Pluspunkt, der sich in der Praxis als äusserst hilfreich erweisen kann.
Support nach der Installation
Informieren Sie sich, zu welchen Zeiten der Support verfügbar ist. Mindestens Ihre Arbeitszeiten sollten abgedeckt sein. Lesen Sie Rezensionen – diese sind häufig eine gute Quelle, um sich über die Verlässlichkeit und Freundlichkeit des Support-Teams eines Anbieters zu informieren. Aber nicht nur der Support ist wichtig, auch die Vernetzung mit anderen Nutzer:innen der Software kann ein wertvolles Gimmick sein. Manche Anbieter haben zum Beispiel ein Community-Forum, Social-Media-Accounts oder organisieren sogar persönliche Treffen unter Anwender:innen.
Anbieterstandort im Land
Man mag zunächst darüber hinwegsehen, auf lange Sicht ist es aber von Vorteil, wenn Sie einen Anbieter wählen, der zumindest in Ihrer erweiterten Nähe persönlich präsent ist und am besten sogar einen Geschäftsstandort hat. Ein Support-Team in der Umgebung ist optimal, allerdings kann ein gutes Team auch per Fernzugriff viele Probleme lösen. Häufig ist dies sogar schneller und günstiger als ein Besuch in der Praxis.
Stabilität und Sicherheit
Nicht nur aufgrund der wachsenden Anforderungen an Vernetzung unterschiedlicher Akteure im Gesundheitswesen ist es sehr wichtig, bei einem Wechsel der Praxissoftware auf IT-Sicherheit und Datenschutz zu achten. Prüfen Sie, ob die Software den nötigen Richtlinien entspricht und stellen Sie sicher, dass Ihre Praxis-IT ausreichend vor äusseren Eingriffen geschützt ist.
Die langfristige und sichere Nutzung der Software kann nur durch regelmässige Updates gewährleistet werden. Informieren Sie sich daher über den Update-Zyklus der Anbieter und die Geschwindigkeit, mit der die Software weiterentwickelt wird. Nur Anbieter mit grossen Entwicklungsteams werden den zukünftig immer wachsenden Anforderungen gerecht werden.
Auch der Spirit des Herstellerunternehmens kann Ihnen Sicherheit bieten: Versteht sich das Unternehmen einzig als Gewinnmaximierer, oder ist es wirklich an langfristigen Kundenbeziehungen und praxisorientierten Lösungen interessiert?
Regelmässige Updates
Nicht nur aufgrund der Sicherheit sind regelmässige Updates sinnvoll. Auch immer neue Vorgaben der Politik und sich ändernde Anforderungen der Patienten machen regelmässige Updates unabdingbar. Achten Sie darauf, dass sich der Anbieter um stetige Aktualisierung und Weiterentwicklung seiner Software bemüht.
Das Betriebssystem
Die meisten Praxen nutzen macOS oder Microsoft Windows. Der Wechsel der Praxissoftware kann ein guter Zeitpunkt sein, um auch das genutzte Betriebssystem zu evaluieren. Häufig lohnt sich zum Beispiel ein Wechsel von Windows zu macOS, da letzteres besonders sicher und stabil ist.
Mietmodell vs. Kaufmodell / Preis
Achten Sie darauf, dass der Anbieter Ihnen von Anfang an alle Preise offenlegt (bspw. auch die Preise für die Datenmigration, Schulungen und Updates). Dies zeugt von Verlässlichkeit und bildet eine gute Basis für die weitere Zusammenarbeit.
Beim Mietmodell zahlen Sie eine monatliche Gebühr für die Nutzung der Software, welche sich häufig nach der Anzahl der Clients oder der Nutzer richtet. Wartungskosten werden normalerweise nicht gesondert berechnet und Sie erhalten die jeweils neueste Softwareversion meist automatisch. Initiale Kosten für den Softwarekauf entstehen Ihnen hier nicht. Beim Kaufmodell erwerben Sie die Software zu Beginn der Nutzung. Für neue Versionen müssen Sie meist erneut mit Kosten rechnen.
Die folgenden Fragen sollten Sie sich in Bezug auf Kostenmodelle und Vertragslaufzeiten stellen:
- Wie sieht das Preismodell aus und passt dies zu meinen Anforderungen?
- Welche Funktionen beinhaltet das Basis-Kostenmodell?
- Sind Module und Funktionen flexibel nach Bedarf wählbar? Welche Zusatzkosten kommen für weitere Funktionen auf mich zu?
- Welche Kosten kommen für Wartung, Updates und Support auf mich zu?
- Bietet der Anbieter kurze Vertragslaufzeiten, mit denen ich eine grössere Entscheidungsfreiheit habe?
- Wann wäre eine Kündigung möglich?
- Gibt es vielleicht sogar eine 30-Tage-Geld-zurück-Garantie?
Wie so oft kann man aber auch beim Praxissoftware-Wechsel damit rechnen: Wer billig kauft, kauft doppelt. Sie sollten also genau überlegen, wie die Kosten mit dem Nutzen der Software im Verhältnis stehen.
Können Sie Referenzen einsehen?
Finden Sie beim Anbieter öffentlich einsehbar Referenzprojekte, Zitate von Anwendern oder haben vielleicht sogar die Möglichkeit, mit einer Praxis persönlichen Kontakt aufzunehmen? Dann nutzen Sie diese wertvollen Quellen, um Erfahrungen aus erster Hand zu sammeln.
Das Bauchgefühl
Manchmal hat man Anbieter bis ins Kleinste verglichen und die Unterschiede sind so marginal, dass eine Entscheidung schwerfällt. Spätestens dann sollten Sie auch Ihr Bauchgefühl einbeziehen. Wie war der Kontakt mit dem Vertriebsteam? Hatten Sie das Gefühl, man geht auf Ihre Wünsche und Bedenken ein? Vielleicht werfen Sie sogar einmal einen Blick auf die Social-Media-Profile der Anbieter in der engeren Auswahl.
Praxissoftware einfach wechseln: Wie Sie die Umstellung begleiten
Haben Sie sich dafür entschieden, Ihre Praxissoftware zu wechseln, sollten Sie die Umstellung bestmöglich begleiten.
Ausreichend Zeit einplanen
In der Regel sollten Sie mit mindestens zwei Monaten Vorbereitungszeit rechnen. Damit wird der Übergang so reibungslos wie möglich: Es ist ausreichend Zeit, um die Software zu installieren, Daten zu migrieren und Mitarbeiter:innen zu schulen.
Der richtige Zeitpunkt
Wählen Sie einen Zeitpunkt für den Wechsel, an dem sowohl Sie als auch der Hersteller ausreichend Zeit hat. Das heisst: Wählen Sie weder den Zeitraum um den Quartalswechsel, noch einen Zeitraum, in dem Ihre Praxis erfahrungsgemäss auf Hochbetrieb läuft. Optimal ist ein Wechsel der Praxissoftware während der Betriebsferien. Alternativ schliessen Sie die Praxis am Tag der Umstellung.
Datensicherung
Sie möchten Ihre Daten beim Wechsel in die neue Praxissoftware übernehmen? Dann sollten Sie, um auf Nummer Sicher zu gehen, unmittelbar vor der Umstellung und direkt im Anschluss eine Datensicherung vornehmen.
Mit Mitarbeiter:innen geduldig sein
Informieren Sie frühzeitig Ihr Team und binden Sie es am besten schon vor der Umstellung bei der Entscheidung mit ein. So erhöhen Sie die Akzeptanz für den Wechsel.
Praxissoftware einfach wechseln – Die Checkliste für Sie:
Laden Sie sich hier alle Punkte zusammengefasst als praktische PDF-Checkliste herunter:
Sie sind gerade dabei eine neue Praxis in der Schweiz zu eröffnen? Dann sollten Sie unbedingt in unseren Ratgeber zur Praxiseröffnung in der Schweiz schauen.
Sie übernehmen demnächst eine Praxis als Nachfolger? Dann finden Sie wichtige Tipps und Tricks im Ratgeberartikel Praxisübernahme.
